Die Betriebsprüfung – Außenprüfung seitens Finanzamt und Rentenversicherung

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Was ist eine Betriebsprüfung?
Bei sogenannten Betriebsprüfungen / Außenprüfungen werden von Seiten der Finanzbehörden / Finanzämter sowie der Rentenversicherung entsprechende Datenbestände aus der Buchhaltung für einen gewissen zurückliegenden Zeitraum unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren von den sogenannten Betriebsprüfern / Betriebsprüferinnen geprüft.
Bei der Betriebsprüfung werden die Bücher des in der Prüfung befindlichen Steuerpflichtigen unter anderem auf steuerrechtliche Ungereimtheiten untersucht.
Es gelten hierbei die Vorschriften der Abgabenordnung (AO) sowie der Betriebsprüfungsordnung. 

 

Der Prüfer / die Prüferin des zuständigen Finanzamtes des Steuerpflichtigen muss deshalb die Durchführung einer allgemeinen Betriebsprüfung oder Lohnsteuer Außenprüfung durch eine schriftliche Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung mit folgenden Daten ankündigen:
- Ort
- Zeitpunkt
- Person (Prüfer / Prüferin)
- Prüfungszeitraum 
- Umfang 
Die Prüfungsanordnung geht in der Regel mindestens 14 Tage vor Prüfungstag zu.

 

Der Termin einer Betriebsprüfung kann je nach Prüfart in der Regel auch individuell abgestimmt werden.
Der sich im Prüfprozess befindliche Betrieb muss hierzu alle Aufzeichnungen, Unterlagen, Bücher und Geschäftspapiere zur Prüfung vorlegen, die die Behörden zur Prüfung der entsprechenden Sachverhalte benötigt und Anfordert. 

 

Dies sind bei der Betriebsprüfung durch Finanzbehörden insbesondere meist folgende:
- die Finanz- und Anlagenbuchhaltung,
- Lohnbuchhaltung 
- sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und Daten.
Welche Steuerarten und Zeiträume vom Betriebsprüfer bzw. von der Betriebsprüferin unter die Lupe genommen werden, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung, die dem Betrieb zugeht.

 

Bei der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung sind beispielsweise folgende Nachweise vorzulegen:
- Stundennachweise
- Lohn- Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen),
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Tarifverträge
- Betriebsvereinbarungen
- Arbeits- und Ausbildungsverträge
(mehr s. unten).

 

Lohnsteuerprüfung
Die Abführung der Steuerabzugsbeträge wird bei einer Lohnsteuer Außenprüfung vom Finanzamt überprüft. Hierbei muss der Arbeitgeber neben der Vorlage der Lohnunterlagen auch weitere Auskünfte erteilen.

Für punktuelle und zeitnahe Prüfungen besteht seit 2014 die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Nachschau.

Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. 

 

Umsatzsteuer Sonderprüfung – keine Vollprüfung

Durch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung sollen Steuern nicht zu Unrecht in Anspruch genommen werden und keine Vorsteuerbeträge unberechtigt abgezogen oder vergütet werden. Sonderprüfungen können in unregelmäßigen Abständen stattfinden.

Vor allem Betriebe mit hohen Vorsteuerüberschüssen werden hier ins Visier genommen.

Die Sonderprüfung betrifft nur die Umsatzsteuer. In der Regel werden bei einer Umsatzsteuer Sonderprüfung einzelne Monate oder Quartale, für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben worden sind, unter die Lupe genommen.

 

Unangemeldete Kassenprüfung / Kassen-Nachschau
Hier werden alle Kassensysteme auf GOBD Konformität überprüft sowie bei elektronischen Registrierkassen ob eine zTSE Einrichtung vorhanden ist.

Hierzu zählen auch Registrierkassen und offene Ladenkassen. Die Kassen-Nachschau wird nicht angekündigt. 
Werden dabei jedoch Auffälligkeiten oder Ungereimtheiten seitens des Betriebsprüfers festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
Lediglich soweit sich digitale Unterlagen des Steuerpflichtigen bei einem Dritten, z. B. dessen Steuerberater befinden, wird eine Außenprüfung mit angemessener Frist angekündigt (§ 147 Abs. 6 AO).

Bei einer Kassen-Nachschau werden Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen überprüft. 
Elektronische Daten sind entsprechend der GOBD über einen Datenträger oder Schnittstelle an den Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin bereit zu stellen.

Bei elektronischen Registrierkassen ist die zTSE Vorschrift zu beachten.

 

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Betriebsprüfung seitens der Rentenversicherung > die Sozialversicherungsprüfung
Bei Betriebsprüfungen, die von der deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden, werden entsprechend den Entgeltabrechnungen die Beiträge, Umlagen und alle Abgaben kontrolliert. 
Auch Mindestlöhne und entsprechende Abgaben entsprechend bei Phantomlöhnen.
Hier wird kontrolliert, ob der zu prüfende Betrieb den gesetzlichen Meldepflichten nachgekommen ist und die korrekten Beiträge abgeführt hat. Hierzu gehören unter anderem alle Beiträge zur Sozialversicherung, Sozialkasse, Umlagen, Künstlersozialabgaben usw.
 

Welche Belege werden bei Sozialversicherungsprüfungen eingesehen:
- Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Tarifverträge
- Stundennachweise
- Betriebsvereinbarungen, 
- Arbeits- und Ausbildungsverträge. 
- Kassenbücher, 
- Journale und Nebenkostenbelege über Reisekosten sind hier relevant
- Alle Unterlagen über die Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht 
- Gesellschafterverträge und Anstellungsverträge
- Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide, 
- Ergebnisse der Prüfungen der Sozialversicherungsträger in den letzten vier Jahren
- Sachkonten
- Berechnung der Privatnutzung bei Kfz-Gestellung

 

Wo findet die Betriebsprüfung statt?
Die Betriebsprüfung findet entweder in den Geschäftsräumen des sich im Prüfprozess befindlichen Betriebes, oder in den Räumen des Steuerberaters bzw. der Steuerberatung statt.
Bei Daten, die via Datenträger transferiert werden, können die Buchhaltungsunterlagen bzw. die GoBD Konforme Datensammlung auch an das Finanzamt oder die Rentenversicherung übermittelt bzw. übergeben werden.
Der Betriebsprüfer führt in dem Fall die Prüfung in den Räumen der entsprechenden Behörde durch.
Dieses Verfahren nennt man umgangssprachlich auch „Prüfung auf Distanz“.
Bei Rückfragen oder Unklarheiten, werden diese vom Betriebsprüfer oder der Betriebsprüferin gestellt und müssen kurzfristig beantwortet oder aufgeklärt werden.
 

Die Ergebnisse der Betriebsprüfung werden in einem Prüfungsbericht festgehalten. 

Welche Zeiträume werden bei einer Betriebsprüfungen - Vollprüfung geprüft 
Bei großen Unternehmen wird häufig seitens der Behörden eine Prüfung für einen Zeitraum von 6 Jahren angesetzt. Für alle anderen Betriebe gilt bei einer Vollprüfung ein Prüfungszeitraum von 3 Jahren.

 

Betriebsprüfungen 2020
In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2020 bundesweit 12.664 Prüferinnen und Prüfer tätig.

Es wurde ein Mehrergebnis von rund 11,2 Mrd. Euro festgestellt.
Von den 8.409.661 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 152.649 Betriebe geprüft.

Dies entspricht einer Prüfungsquote von 1,8 Prozent im Durchschnitt. Bei den Großunternehmen betrug die Quote 17,4 Prozent.
Ferner wurden 6.151 Prüfungen in sonstigen Fällen vorgenommen, u. a. bei Steuerpflichtigen mit bedeutenden Einkünften beziehungsweise bei Verlustzuweisungsgesellschaften oder Bauherrengemeinschaften.
(Quelle:  Bundesfinanzministerium)

 

 

Beschleunigung von Außenprüfungen
Der Bundesrat hat am 16.12.2022 dem Gesetz zur Umsetzung der "DAC 7" zugestimmt.
Enthalten sind darin Regelungen zur Beschleunigung von Außenprüfungen.
 

Kurzinfo von Änderung in der AO (Abgabenordnung) 
Die verschiedenen Regelungen treten jeweils zum 01.01.2023 oder zum 01.01.2025 inkraft bzw. werden ab dem Zeitpunkt Anwendung finden.

 

Modernisierung Außenprüfung, wozu dient die Modernisierung?
- Beschleunigung der Prüfverfahren.
- Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Behörden und Unternehmen

 

§199 Abs. 2 AO Vereinbarung von Rahmenbedingungen zwischen Betriebsprüfer & Steuerpflichtigen 
Mit Zustimmung des Steuerpflichtigen können Rahmenbedingungen für die Mitwirkung im Rahmen von Außenprüfungen festgelegt werden.

Somit können Vereinbarungen zwischen Finanzbehörde und Steuerpflichtigen getroffen werden. 
Hält man die Vereinbarungen als Steuerpflichtiger ein, kann die Finanzbehörde kein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO aussprechen,​​​​.

§ 200 AO Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen & Verzögerungsgeld
Sofern ein Steuerpflichtiger einem vorangegangenen Mitwirkungsverlangen nicht nachgekommen ist oder seine Mitwirkungspflichten nicht ausreichend erfüllt, kann die Finanzbehörde mit einem qualifizierten Mitwirkungsverlangen dazu aufzufordern, seinen Mitwirkungspflichten innerhalb einer bestimmten Frist nachzukommen.
Ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen kann allerdings auf Grundlage des § 200a AO auch sofort ohne vorheriges Mitwirkungsverlangen ergehen.
Wird das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nicht innerhalb der gesetzten Frist erfüllt, verlängert sich die neu geschaffene Fünfjahresfrist der Ablaufhemmung oder wird vollständig ausgesetzt § 200a Abs. 4 AO. Zudem wird ein sog. Mitwirkungsverzögerungsgeld verhängt.
Das Mitwirkungsverzögerungsgeld beträgt 75€ je vollem Kalendertag - bis 150 Kalendertage, was 11.250€ entspricht.

Aufweichung der Ablaufhemmung 
In § 171 Abs. 4 AO soll eine absolute Ablaufhemmung im Falle einer Außenprüfung verankert werden.

Die Ablaufhemmung soll fünf Jahre nach Ablauf des Jahres der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung enden. Unterbrechungen oder Verschiebungen seitens der Steuerpflichtigen verlängern die Ablaufhämmungen.

Ablaufhemmung bei internationalen Prüfungen & zwischenstaatlicher Amtshilfe
Die Ablaufhemmung bei zwischenstaatlicher Amtshilfe durch die Finanzbehörden endet ein Jahr nach Abschluss der zwischenstaatlichen Amtshilfe.

Die Verlängerung bei zwischenstaatlicher Amtshilfe kommt nur dann zum Tragen, wenn der Steuerpflichtige rechtzeitig auf die Inanspruchnahme der zwischenstaatlichen Amtshilfe hingewiesen wurde. Bei Einleitung von Strafverfahren ist ein Ausschluss des Endes der Ablaufhemmung vorgesehen.

Frühzeitige Rechtssicherheit durch Teilabschlussbescheide
Bei gesonderten Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen gem. § 180 AO können Teilabschlussbescheide erlassen werden. Der Erlass eines Teilabschlussbescheids liegt im Ermessen des Betriebsprüfers. Der Steuerpflichtige hat zusätzlich die Möglichkeit, einen Teilabschlussbescheid entsprechend begründet, zu beantragen. 

Vor Abschluss der Außenprüfung und Bekanntgabe des Prüfungsberichts besteht so die Möglichkeit, dass bei in sich abgeschlossenen und abschließend geprüften Sachverhalten die abgrenzbaren Besteuerungsgrundlagen gesondert festgestellt werden können. 
Diese sind nach § 182 AO für den Folgebescheid bindend.

 

Innerbetriebliches Steuerkontrollsystem (Art. 97 § 38 EGAO)
die Finanzbehörde kann auf Antrag Beschränkungen der Ermittlungen verbindlich zusagen, wenn die Wirksamkeit eines vom Steuerpflichtigen eingesetzten Steuerkontrollsystems in einer Außenprüfung überprüft wurde und kein entsprechendes steuerliches Risiko besteht.

Berichtigungspflichten nach Außenprüfungen: § 153 Abs. 4 AO
Nach § 153 Abs. 1 AO hat ein Steuerpflichtiger Steuererklärungen unverzüglich zu berichtigen, wenn vor Ablauf der Festsetzungsfrist von unrichtig abgegebene Erklärungen Kenntnis erlangt.
Bei Unterlassung drohen steuerstrafrechtliche Konsequenzen. 
Nach § 153 Abs. 4 AO greift die Berichtigungspflicht auch, wenn Prüfungsfeststellungen einer Außenprüfung in einem Bescheid unanfechtbar ergangen sind. Geänderte Prüfungsfeststellungen können Auswirkungen auf nicht der Außenprüfung betreffende Steuerarten gleicher Veranlagungszeiträume haben.

 

Verlagerung der Buchführung (§ 146 Abs. 2a und 2b AO)

Mit Änderungen des § 146 Abs. 2a und 2b AO kann die Erweiterung bzw. Verlagerung der Buchführung verteilt auf mehrere Mitgliedstaaten bzw. Drittstaaten ermöglicht werden.