Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten werden Kosten bezeichnet, die bei beruflich bedingten Reisen anfallen.

Beispiele für Reisekosten sind Fahrt- oder Flugkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut oder Fährtransporte.

 

Kosten für eine betrieblich bedingte Reise können als Betriebskosten abgesetzt werden. Unabhängig davon, ob die Reise vom Unternehmer / Freiberufler selbst oder vom Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses ausgeführt werden.

 

Geht der Arbeitnehmer mit den Reisekosten in Vorlage, kann der Arbeitgeber diese Kosten steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer kann diese Kosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

 

Ist die Reise beruflich und privat veranlasst, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Beispiel: Ein dreitätiger Fachkongress findet in Mallorca statt. Anstatt direkt zurück zu fahren, wird noch ein 4-tägiger Urlaub angehangen. Die Kosten sind somit zu 3/7 betrieblich und 4/7 privat veranlasst.

 

Als Reisekosten abziehbar sind:

 

Fahrtkosten

Tatsächliche Fahrtkosten für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn, Taxi) oder Flugkosten. Für die Nutzung eines privaten Fahrzeugs können die Fahrtkosten nach den tatsächlichen Kilometern mit einem pauschalen Kilometersatz 0,30 € pro Entfernungskilometer als Betriebsausgaben abgezogen werden. Auch ein Abzug eines individueller Kilometersatzes ist möglich. Hier bedarf es jedoch einer genauen Aufstellung aller Fahrzeugkosten zur Ermittlung des individuellen Kilometersatzes.

 

Beispiel:

Unternehmer X fährt mit seinem privaten Fahrzeug zu einer Tagung von Saarbrücken nach Köln. Die Entfernung für den Hin- und Rückweg beträgt 2 x 260km = 520km, die mit dem pauschalen Kilometersatz von 0,30€/km als Betriebsausgaben abgezogen werden. 520km x 0,30 € / km = 156 €. Unternehmer X kann somit 156 € als Betriebsausgaben geltend machen.

 

Übernachtungskosten

Tatsächliche Übernachtungskosten in einem Hotel oder einer Ferienwohnung anhand eines Belegs. Oder der Abzug über eine Übernachtungspauschale innerhalb Deutschlands von 20 Euro pro Nacht. Für Übernachtungen im Ausland gelten andere Pauschalen, bitte hierzu die unten stehende Tabelle beachten.

 

Reisenebenkosten

Parkgebühren, Gepäckkosten, Maut oder Fährkosten, Kosten eines auf der Reise entstandenen Unfalls, Gebühren der Kreditkarte bei Benutzung im Rahmen der Dienstreise,

 

Verpflegungsmehraufwand

Als Verpflegungsmehraufwand werden die Mehrkosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen auf einer Dienstreise genannt. Ein Betriebsausgabenabzug ist in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen möglich.

Je nach Dauer der Reise gelten andere Pauschbeträge.

 

Dauert die Reise mehr als 8h Stunden oder handelt es sich um einen An- bzw. Abreisetag einer Mehrtägigen Reise beträgt die Pauschale innerhalb Deutschlands seit 2020 14 Euro. Bei einer Reisedauer von mehr als 24h beträgt die Pauschale 28 Euro.

 

Im Ausland gelten andere Pauschalsätze für den Verpflegungsmehraufwand. Hierzu können Sie mich einfach ansprechen.

 

Erstattung von Verpflegungsmehraufwand

Dem Arbeitnehmer kann der Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, oder er kann den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

 

Kürzung von Pauschalsätzen

Stellt der Arbeitgeber dem dienstreisenden Arbeitnehmer einzelne Mahlzeiten, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden.

Bei einem Frühstück 20%, bei Mittag- und Abendessen je 40%.

 

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist auf einer 3-tägigen Tagung in Frankfurt. Die Hotelkosten mit Frühstück stellt der Arbeitgeber. Zusätzlich bekommt der Arbeitnehmer das Mittagsessen am Tag 1.

A kann grundsätzlich folgende Verpflegungsmehraufwendungen in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen oder von seinem Arbeitgeber steuerfrei ersetzen:

 

Tag	Pauschale	Kürzung	Verpflegungsmehraufwand
1. Tag	Anreisetag 14 Euro	40 % Mittagessen   5,60 €	8,40 €
2. Tag	24h Abwesenheit 28 Euro	20 % Frühstück   5,60 €	22,40 €
3. Tag	Abreisetag 14 Euro	20 % Frühstück   2,80 €	11,20 €
Summe			42,00 €

 

 

Fahrten Wohnung und erste Tätigkeitsstätte

Die Fahrten von Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich regelmäßig um den Arbeitsplatz der bei Arbeitsbeginn angefahren wird. Für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte können 0,30 € bzw. seit 2021 ab dem 21. Kilometer 0,35 € pro einfachen Entfernungskilometer als Pendlerpauschale abgezogen werden. Die einfache Entfernung ist der kürzeste Hinweg zur Arbeit, nicht der Heimweg.

 

Beispiel:

A fährt täglich 22km zu seiner Arbeitsstelle (einfache Entfernung).

Pendlerpauschale:

20 km * 0,30 €/km = 6 € zzgl. 2km * 0,35 €/km = 0,70 € = 6,70 €

Bei 240 Arbeitstagen pro Jahr, betragen die abzugsfähigen Werbungskosten 6,70 * 240 Tage = 1.608 €

 

ständig wechselnde Tätigkeitsorte

Bei ständig wechselnden Tätigkeitsorten gelten jedoch die Grundsätze des Reisekostenrechts und somit sind sowohl der Hin- wie auch der Rückweg als Reisekostenpauschale abzugsfähig.

 

Pendlerpauschale für andere Fahrzeuge

Bei Benutzung eines Motorrads oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs beträgt die Pendlerpauschale 0,20 € /km. Für die Nutzung eines Fahrrads gibt es keine Pendlerpauschale.