Buchhaltung im Wandel der Zeit

Information zu Schnittstellen für die Buchhaltung
Als Steuerberaterin werde ich häufig gefragt, ob man die Buchhaltung nicht einfacher gestalten kann?

Grundsätzlich können je nach Belegaufwand mehrere und unterschiedliche Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Buchhaltung getroffen werden.

 

Für das Belegaufkommen stellen wir unseren Mandanten beispielsweise branchenübergreifend sogenannte Cloud-Systeme zur Verfügung, in die Sie von überall aus und jederzeit Belege hochladen können (sofern eine Internetverbindung besteht).

Bei größeren Belegaufkommen und hohen Datenmengen kommen die sogenannten Datenschnittstellen zum Einsatz.

Hierbei sollte das gewählte Vorsystem bereits die Voraussetzungen erfüllen, um Datenexporte entsprechend für unser Buchhaltungsprogramm Datev verwenden zu können.

Was sind eigentlich "Schnittstellen"?
Mit Schnittstellen zur Buchhaltung bzw. Buchhaltungsschnittstellen sind im engeren Sinne Datenschnittstellen gemeint, bei denen zwei unterschiedliche Softwareanwendungen miteinander kommunizieren können. 

Hierbei wird ein Datenbestand von einem Anfangsformat des Vorsystems in ein benötigtes Zielformat umgewandelt.

Je nach Vorsystem müssen die Daten entsprechend vom Buchhalter noch aufbereitet werden, um diese einzupflegen.

Welche Branchen kann man mit einer Schnittstelle zur Buchhaltung anbinden?
Grundsätzlich kann man alle Branchen anbinden;
- Handel
- Handwerk
- Industrie
- Medien
- Tourismus
- Immobilien
- Gesundheit
- Dienstleistung
- Finanzwirtschaft

Welche Systeme können häufig via Datenschnittstelle in die Buchhaltung eingebunden werden?
- Shopsysteme
- Kassensysteme
- Warenwirtschaftssysteme
- Rechnungssoftware
- Cloud Softwarelösungen
- Marktplätze (Amazon, eBay, etsy etc.)
- Multichannel Software
- Omnichannel Software

Ein Knopfdruck und alles ist erledigt? Leider nicht!
Im Gespräch mit potenziellen Mandanten wird teils irrtümlicherweise angenommen, dass aufgrund einer Datenschschnittstelle oder einer Exportmöglichkeit alles Weitere "von alleine" funktioniert. Nein - Leider ist dem nicht so.
Auch wenn das häufig von einigen Softwareanbietern so kommuniziert wird.

 

Eine digitale Schnittstelle bzw. Datenschnittstelle zur Buchhaltung heißt nicht, dass die komplette Arbeit vom System übernommen wird.

Im Gegenteil! 

Die grundsätzlichen Hauptaufgaben muss der/die Buchhalter(in) immer noch selbst erledigen.
Denn für ein fehlerhaftes Verbuchen haftet nicht der Softwareanbieter, sondern der Buchhalter und bei einem Mandatsverhältnis die Steuerberatungskanzlei.
Gerade bei fehlerhaft eingerichteten Systemen können gravierende Probleme entstehen.

Das wird spätestens bei einer Betriebsprüfungen Steuerschätzungen zur Folge haben oder schlimmstenfalls wird vom Betriebsprüfer die komplette Buchhaltung verworfen.

 

Jedes Vorsystem ist zudem individuell programmiert und hat eigene Ansprüche - daher müssen entsprechende Datenschnittstellen die hierfür passenden Anforderungen aufweisen, um überhaupt in Frage für eine Optimierung der Buchhaltung zu kommen.

 

Ständige Überwachung des Belegwesens ein Muss
Eine Datenschnittstelle zur Buchhaltung funktioniert letztlich nur so sauber, wie Sie durch den Anwender korrekt eingerichtet, optimiert, überwacht und ständig an die unterschiedlichen Anforderungen der Steuergesetzgebung angepasst wird.

Denn auch große Datenmengen müssen steuerrechtlich 100% korrekt verbucht werden.
Eine Gegenkontrolle, auch bei mehreren tausenden Buchungssätzen ist unumgänglich. 
Somit obliegt es dem Buchhaltungsverantwortlichen, dass die Datenbestände korrekt analysiert & aufbereitet werden, umso steuerrechtlich auf den richtigen Konten zu landen.

 

Was ist der Vorteil von Datenschnittstellen & Cloud Fakturierung zur Buchhaltung?

Grundsätzlich können durch strukturierte digitale Datentransfers enorme Zeitersparnisse für Mandanten entstehen.

Diese frei gewordene Zeit kann demzufolge wieder in das operative und strategische Tagesgeschäft des Unternehmens investiert werden.

 

Vorteile digitaler Zusammenarbeit in der Übersicht
- keine oder nur wenige Papierausdrucke notwendig
- Ordnertausch entfällt
- geringere Archivierungskosten
- zeitsparend
- Cloud Zusammenarbeit von überall möglich (Internetanschluss vorausgesetzt)
- ressourcenschonend
- zukunftsfähige Ausrichtung 

 

Datenmengen im Onlinehandel
Große Mengen an Geschäftsvorfällen, gerade im Onlinehandel - können ohne entsprechende Datenschnittstellen oder aufbereitete Datenformate zeit- und kostentechnisch nicht oder nur in unzureichender Qualität bewältigt werden. 
Wodurch es dann spätestens bei oder vor einer Betriebsprüfung zu Problemen kommt.

 

Ohne ständige Kontrolle funktioniert nichts!
Bei der Einbindung einer Schnittstelle zur Buchhaltung heißt das für verantwortliche Buchhalter sowie für uns Steuerberatungskanzleien, dass man bei Datenschnittstellen eine enorme Anzahl an Fallstricken zu beachten hat, dass die Buchhaltungsdaten vernünftig aufbereitet werden können und im System steuerrechtlich korrekt verbucht sind.
Deshalb kostet die Einrichtung  der Schnittstelle zur Buchhaltung gerade zu Beginn enorm viel Zeit.

Aber auch nach der Einrichtung muss ständig alles überwacht und kontrolliert werden.

 
Einrichtungsdauer der Schnittstellen zur Buchhaltung 
Aufgrund der breiten Masse an Datenaufbereitungssystemen, Fakturierungsprogrammen, Shopsystemen, Marktplätzen, gerade im eCommerce und Warenwirtschafts- Bereich und einer ständig wachsenden und fast unüberschaubaren Anzahl an Programmen kann die Einrichtung je nach Vorsystem einige Stunden bis zu mehreren Tage in Anspruch nehmen.

Sofern Sie Interesse an einer zukunftsfähigen optimierten Buchhaltung samt Zusammenarbei als Mandat in unserer Kanzlei haben, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit. In Sachen digitaler Steuerberatung binden wir Ihr(e) System(e) nach Möglichkeit in unsere Buchhaltungssoftware Datev ein.