Vorteile der Digitalisierung

Durch die Digitalisierung können Arbeitsprozesse effektiver und effizienter abgearbeitet werden.

Durch Programme und Schnittstellen, werden in sich wiederholende Prozesse vereinfacht und beschleunigt.

 

Die hierdurch gesparte Kapazität kann in Ihr Kernbereich oder auch in Ihr Privatleben gesteckt werden.  

 

Ich erstelle gerne auf Basis Ihrer Daten ein entsprechendes Konzept. Hierbei werde ich mich nach Ihrem Rhythmus richten.

 

Beispiele für Prozesse die durch die Digitalisierung vereinfacht werden:

 

  • Sie schreiben die Überweisungsträger noch von Hand? Überprüfen doppelt, ob Sie auch ja keinen Fehler bei der IBAN gemacht haben? – Durch digitale oder gescannte Rechnungen können Programme durch so genannte „OCR-Erkennung“ Vorgaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag oder IBAN lesen und Ihnen einen bereits ausgefüllten Zahlungsträger vorschlagen.

 

  • Fälligkeiten bei Rechnungen und Skontofristen werden häufig noch manuell überwacht. Auch hier können Anwendungsprogramme unterstützen und Ihnen eine Liste erstellen.  So haben Sie die Fälligkeiten auf einen Blick ersichtlich und verpassen nie wieder die Skontofrist. Sie sparen somit bares Geld bzw. verschenken es nicht.

 

  • Sie haben vor einigen Monaten ein neues Gerät/Maschnie gekauft und jetzt brauchen Sie die Rechnung, um etwaige Garantieansprüche zu prüfen? Wann genau Sie den gekauft haben wissen Sie aber nicht mehr? Jetzt heißt es durch Papierordner wühlen und suchen. Durch die OCR-Erkennung haben Sie eine Belegsuche, sodass Sie lediglich den Lieferanten/Rechnungsnummer oder ähnliches in die Suchzeile eingeben müssen. Hierdurch können Sie die Rechnung schnell auffinden.

 

  • Sie haken noch manuell alle Zahlungseingänge der Kunden auf den Kontoauszügen ab? Durch die Digitalisierung können die Zahlungseingänge durch bestimmte Programme automatisch zugeordnet werden. Zusätzlich kann ich durch eine zeitnahe Buchhaltung das Mahnwesen für Sie übernehmen. Hierdurch können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und bleiben trotzdem liquide.

 

  • Sie schreiben noch tägliche Bestelllisten und zählen wöchentlich Ihren Lagerbestand? Mit einem Warenwirtschaftssystem werden die Lagerbestände anhand von Barcodes automatisch überwacht und Sie können auf einen Blick erkennen wann welches Produkt gekauft werden muss. Sie können den kompletten Waren- und Materialfluss überwachen.

 

 

Weitere Vorteile für die Digitalisierung:

 

Zeitsparend

Sie ordnen die Belege noch monatlich den Kontoauszügen zu und fahren dann den Ordner noch vor- oder nach der Arbeit zum Steuerberater? Das können Sie sich durch eine Digitalisierung sparen. Sie öffnen Ihre Post im Büro, scannen den Beleg und können den Beleg dann nach Ihrer Organisation ablegen wie Sie es brauchen.

Mit einer ordnungsgemäßen und schriftlichen Verfahrensdokumentation zum ersetzenden scannen, könnten Sie die Papierbelege sogar vernichten.

 

Klimaschonend, da weniger Papier benötigt wird

Aus einem Baum werden ca. 8.500 Blätter Papier hergestellt. In einen breiten Ordner passen ca. 600 Blätter. Aus einem Baum wird somit so viel Papier hergestellt, dass ca. 14 Ordner gefüllt werden.

Wie viele Ordner benötigen Sie in 10 Jahren? Vermutlich mehr als 14 Stück. Somit bewahren Sie wahrscheinlich jede Menge Bäume in Ihrem Archiv auf. Auch recyceltes Papier verbaucht Ressourcen. Nämlich Unmengen an Wasser. Somit ein weiterer Vorteil, zum Wohle der Umwelt.

 

Mitarbeiterressoucen

Sie können automatisierte Prozesse durch die Digitalisierung vereinfachen und benötigen somit weniger Personal bzw. sparen Zeit, mit der Sie beispielsweise den Kundenservice verbessern können.

 

Archivraum

Da weniger Papierakten vorhanden sind, benötigt es keinen separaten Archivraum. Hierdurch können die Räumlichkeiten anderweitig genutzt werden bzw. müssen nicht extra angemietet werden. 

 

Zukunftssicher

Durch eine Umstellung auf ein digitales Unternehmen wappnen Sie sich für die Zukunft. Durch die Digitalisierung unterstützen Sie den Wandel und halten sich dennoch an die gesetzlichen Vorgaben.

 

Datensicherheit

Durch Programme/Clouds etc. die eine zertifizierte Datensicherheit haben, ist die Datensicherheit gewährleistet. Zudem ist der Schutz durch Brand- oder Wasserschäden erhöht, bei einer Sicherung in einem Rechenzentrum/Serverfarm.

 

 

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