Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung – Außenprüfung seitens Finanzamt und Rentenversicherung


Was ist eine Betriebsprüfung?
Bei Betriebsprüfungen / Außenprüfungen werden seitens der Finanzbehörden sowie der Rentenversicherung entsprechende Datenbestände für einen gewissen zurückliegenden Zeitraum unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren geprüft.
Es gelten hierbei die Vorschriften der Abgabenordnung sowie der Betriebsprüfungsordnung. 

 

Das zuständige Finanzamt des Steuerpflichtigen muss deshalb die Durchführung einer allgemeinen Betriebsprüfung oder Lohnsteuer Außenprüfung durch eine schriftliche Mitteilung in Form der Prüfungsanordnung mit Ort, Zeitpunkt, Person, Prüfungszeitraum und Umfang ankündigen. 
Die Prüfungsanordnung geht in der Regel mindestens 14 Tage vor Prüfungstag zu. Der Termin kann in der Regel auch individuell abgestimmt werden.
Der sich im Prüfprozess befindliche Betrieb muss hierzu alle Aufzeichnungen, Unterlagen, Bücher und Geschäftspapiere zur Prüfung vorlegen, die die Behörden zur Prüfung der entsprechenden Sachverhalte benötigt und Anfordert. 

Dies sind bei der Prüfung durch Finanzbehörden insbesondere die Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen und Daten. Welche Steuerarten und Zeiträume vom Betriebsprüfer unter die Lupe genommen werden, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung, die dem Betrieb zugeht.

 

Bei der Prüfung durch die Rentenversicherung sind beispielsweise Lohn- Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen), Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise, Tarifverträge,  Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge vorzulegen (mehr s. unten).

 

Lohnsteuerprüfung
Die Abführung der Steuerabzugsbeträge wird bei einer Lohnsteuer Außenprüfung vom Finanzamt überprüft. Hierbei muss der Arbeitgeber neben der Vorlage der Lohnunterlagen auch Auskünfte erteilen. Für punktuelle und zeitnahe Prüfungen besteht seit 2014 die Möglichkeit einer Lohnsteuer-Nachschau. Sie bedarf keiner vorherigen Ankündigung.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung folgt denselben Rechtsgrundlagen und Verfahrensregeln, die auch für die allgemeine Betriebsprüfung verbindlich sind. 

 

Umsatzsteuer Sonderprüfung – keine Vollprüfung

Durch die Umsatzsteuer-Sonderprüfung sollen Steuern nicht zu Unrecht in Anspruch genommen werden und keine Vorsteuerbeträge unberechtigt abgezogen oder vergütet werden. Sonderprüfungen können in unregelmäßigen Abständen stattfinden. Vor allem Betriebe mit hohen Vorsteuerüberschüssen werden hier ins Visier genommen. Die Sonderprüfung betrifft nur die Umsatzsteuer. In der Regel werden bei einer Umsatzsteuer Sonderprüfung einzelne Monate oder Quartale, für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben worden sind, unter die Lupe genommen.

 

Unangemeldete Kassenprüfung / Kassen-Nachschau
Hier werden alle Kassensysteme auf GOBD Konformität überprüft. Hierzu zählen auch Registrierkassen und offene Ladenkassen. Die Kassen-Nachschau wird nicht angekündigt. 
Werden dabei jedoch Auffälligkeiten seitens des Prüfers festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
Lediglich soweit sich digitale Unterlagen des Steuerpflichtigen bei einem Dritten, z. B. dessen Steuerberater befinden, wird eine Außenprüfung mit angemessener Frist angekündigt (§ 147 Abs. 6 AO).
Bei einer Kassen-Nachschau werden Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen überprüft. 
Elektronische Daten sind entsprechend der GOBD über einen Datenträger oder Schnittstelle bereit zu stellen.

 

Betriebsprüfung seitens der Rentenversicherung > die Sozialversicherungsprüfung
Bei Betriebsprüfungen, die von der deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden, werden entsprechend den Entgeltabrechnungen die Beiträge, Umlagen und alle Abgaben kontrolliert. 
Auch Mindestlöhne und entsprechende Abgaben entsprechend bei Phantomlöhnen.
Hier wird kontrolliert, ob der zu prüfende Betrieb den gesetzlichen Meldepflichten nachgekommen ist und die korrekten Beiträge abgeführt hat. Hierzu gehören unter anderem alle Beiträge zur Sozialversicherung, Umlagen, Künstlersozialabgaben usw.

 

Welche Belege werden eingesehen:
- Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
- Beitragsabrechnungen
- Beitragsnachweise
- Tarifverträge, 
- Betriebsvereinbarungen, 
- Arbeits- und Ausbildungsverträge. 
- Kassenbücher, 
- Journale und Nebenkostenbelege über Reisekosten sind hier relevant
- Alle Unterlagen über die Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht 
- Gesellschafterverträge und Anstellungsverträge
- Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide, 
- Ergebnisse der Prüfungen der Sozialversicherungsträger in den letzten vier Jahren
- Sachkonten
- Berechnung der Privatnutzung bei Kfz-Gestellung

 

 

Wo findet die Betriebsprüfung statt?
Die Betriebsprüfung findet in den Geschäftsräumen des zu prüfenden Betriebes, oder in den Räumen des Steuerberaters bzw. der Steuerberatung statt. Während Corona oder in Ausnahmefällen können die Buchhaltungsunterlagen sowie die GOBD Konforme Datensammlung auch an das Finanzamt oder die Rentenversicherung übermittelt bzw. übergeben werden und der Betriebsprüfer führt die Prüfung in den Räumen der entsprechenden Behörde durch. Dieses Verfahren nennt man umgangssprachlich auch „Prüfung auf Distanz“

Die Ergebnisse der Betriebsprüfung werden in einem Prüfungsbericht festgehalten. 

 


Welche Zeiträume werden geprüft 
Bei großen Unternehmen eine Prüfung für einen Zeitraum von 6 Jahren anzusetzen. Für alle anderen Betriebe gilt ein Prüfungszeitraum von 3 Jahren.

 

Betriebsprüfungen 2020
In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2020 bundesweit 12.664 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 11,2 Mrd. Euro festgestellt.
Von den 8.409.661 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 152.649 Betriebe geprüft. Dies entspricht einer Prüfungsquote von 1,8 Prozent im Durchschnitt. Bei den Großunternehmen betrug die Quote 17,4 Prozent.
Ferner wurden 6.151 Prüfungen in sonstigen Fällen vorgenommen, u. a. bei Steuerpflichtigen mit bedeutenden Einkünften beziehungsweise bei Verlustzuweisungsgesellschaften oder Bauherrengemeinschaften.
(Quelle:  Bundesfinanzministerium)